ファシリテーション 研修 山口 会議の進め方

1. 事前準備

• 目的と議題の明確化: 会議の目的や議題を明確にし、参加者に共有します。これにより、会議が脱線するのを防ぎます。

• 資料の準備: 必要な資料を事前に用意し、参加者に配布します。電子データの場合は、事前に配布しておくと良いでしょう。

• 時間配分の設定: 各議題にかける時間を設定し、進行表を作成します。これにより、時間内に効率的に議論を進められます。

2. 会議の進行

• はじめの挨拶: 会議の開始時に挨拶を行い、自己紹介と会議の目的を説明します。

  • 例: 「皆さまおはようございます。本日はお忙しい中、ご参加いただきありがとうございます。今回の会議の進行を務めさせていただきます□□部△△課の〇〇と申します。」

• 議題の進行: 議題ごとに進行し、関連資料や担当者の説明を行います。

  • 例: 「それではさっそく（議題1）に入りたいと思います。お手元の資料1をご覧ください。」

• 意見聴取: 参加者の意見を聴取し、議論を促します。

  • 例: 「ここで皆さまのご意見を伺いたいと思います。何かご意見やご質問がある方は、挙手をお願いいたします。」

3. 時間管理

• タイムキーパー: 各議題の時間を管理し、時間内に議論を終えるようにします。

  • 例: 「本日の会議は2時間を予定しております。各議題に30分ずつ時間を割り当てますので、ご協力お願いいたします。」

4. ルール説明

• 発言ルール: 発言の際のルールを説明し、円滑な進行をサポートします。

  • 例: 「発言する際には挙手してからお願いいたします。Web参加の方は挙手ボタンを使用してください。」

5. 会議のまとめ

• 決議事項の確認: 会議の終わりに、決議事項や今後の動きを確認します。

  • 例: 「会議終了時刻が近づいてまいりましたので、本会議での決議事項をまとめさせていただきます。」

6. おわりの挨拶

• 感謝の意を伝える: 会議の終了時に感謝の意を伝え、締めくくります。

例: 「本日はお忙しい中、ご参加いただきありがとうございました。これにて会議を終了いたします。